Административные процедуры

ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПОДГОТОВКА К РАССМОТРЕНИЮ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

6. Поступившие в УЗ «Россонская ЦРБ» обращения проверяются секретарем на соответствие требованиям Закона, анализируются по содержанию и тематике, организации для рассмотрения по существу либо об оставлении обращений без рассмотрения по существу. Все поступившие в УЗ «Россонская ЦРБ» обращения регистрируются секретарем.

7. В ходе приема письменных обращений непосредственно от заявителей юрисконсультом в случае необходимости даются разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции юрисконсульта. Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

8. Поступившие в УЗ «Россонская ЦРБ» обращения регистрируются юрисконсультом в государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системе учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (далее – система обращений). Устные обращения также регистрируются с использованием регистрационно-контрольной формы на бумажном носителе. Регистрационно-контрольная форма по обращениям граждан и индивидуальных предпринимателей содержит реквизиты согласно приложению 1. Регистрационно-контрольная форма по обращениям юридических лиц — согласно приложению 2. Обращения, ошибочно доставленные в УЗ «Россонская ЦРБ», не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются отправителю с отметкой ”Ошибочно доставлено“. При поступлении в УЗ «Россонская ЦРБ» электронных обращений создаются их бумажные копии. При поступлении в УЗ «Россонская ЦРБ» более десяти электронных обращений аналогичного содержания от разных заявителей создаются бумажные копии десяти обращений.

9. Устные обращения поступают в УЗ «Россонская ЦРБ» в ходе личных приемов, проводимых главным врачом.

10. Регистрационный штамп на письменном обращении и (или) бумажной копии электронного обращения ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения, как правило, в правом нижнем углу, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

11. Регистрационный индекс обращения гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, № С-22). Регистрационный индекс обращения юридического лица состоит из буквенного обозначения "Юл" и порядкового номера поступившего обращения (например,№Юл-35). Регистрационный индекс коллективного обращения состоит из буквенного обозначения "Кол" и порядкового номера поступившего обращения (например, №Кол-22). Регистрационный индекс электронных обращений, носящих массовый характер, состоит из буквенного обозначения "мх" и порядкового номера поступившего обращения (например, №мх-22). Регистрационный индекс анонимного обращения состоит из буквенного обозначения "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например, №Ан-22). Ответам (уведомлениям) на обращения присваивается регистрационный индекс обращения. Сопроводительные письма к обращениям, направленным в УЗ «Россонская ЦРБ» государственными органами, организациями, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. В случаях, когда государственному органу, организации, направившим обращение в УЗ «Россонская ЦРБ», требуется сообщить результаты его рассмотрения, на сопроводительных письмах проставляется штамп "Контроль». Повторным обращениям при их поступлении в УЗ «Россонская ЦРБ» присваивается очередной регистрационный индекс и в правом верхнем углу первой страницы обращения проставляется штамп "Повторно". При регистрации повторных обращений к ним приобщаются все предшествующие обращения, поступившие в течение трех лет. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в УЗ «Россонская ЦРБ», учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера. При подаче заявителем в УЗ «Россонская ЦРБ» нескольких идентичных обращений, или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.

12. На письменных обращениях, полученных на личном приеме главным врачом, проставляется штамп "С личного приема". Регистрация устных обращений, изложенных в ходе личного приема, осуществляется на основании карточек личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, оформленных согласно приложению 3.

ГЛАВА 3

ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

13. Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются главному врачу.

14. Поручения по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций. Резолюция, как правило, оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению.Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты её подписания.

15. Проекты резолюций главного врача подготавливаются юрисконсультом при необходимости.

16. Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает главный врач. Данное решение оформляется в форме резолюции.

17. По обращению принимается одно из следующих решений: о рассмотрении обращения по существу; о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией; об оставлении обращения без рассмотрения по существу; о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения; о принятии обращения к сведению.

18. Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти рабочих дней возвращаются заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.

19. Направление в государственные органы, организации письменных, электронных обращений с сопроводительными письмами, уведомлений заявителям осуществляется секретарем на их почтовые адреса или посредством системы обращений.

20. Резолюции должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.

21. Уведомления о направлении обращений граждан и юридических лиц, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции УЗ «Россонская ЦРБ», для рассмотрения государственным органам, иным организациям в соответствии с их компетенцией, подписываются главным врачом. Уведомление заявителям о направлении обращений на рассмотрение в иной государственный орган, организацию подписывается главным врачом и направляется в виде письма.

22. Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается главным врачом. Уведомление заявителя об оставлении обращения без рассмотрения по существу подписывается должностным лицом, принявшим соответствующее решение, или должностным лицом согласно резолюции главного врача. Данное уведомление и оригиналы документов, приложенных к обращению, возвращаются заявителю. В случае оставления без рассмотрения обращения, поданного посредством системы обращений, уведомление заявителю об оставлении без рассмотрения обращения оформляется секретарем.

23. В случае получения заявления об отзывезаявителем обращения решение о прекращении рассмотрения принимается главным врачом. Секретарем возвращаются заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению.

24. Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается главным врачом.

25. Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона. Главным врачом может устанавливать сокращенный срок рассмотрения обращения. Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10,15 и 17 Закона.

26. Контрольный срок рассмотрения обращения - 15 дней. Главным врачом может быть определен иной контрольный срок рассмотрения обращений.

27. Уведомление заявителю о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) за подписью главного врача не позднее пяти дней со дня принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения направляется секретарем.

28. Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию УЗ «Россонская ЦРБ», рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом (протоколом).

29. При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.

30. Повторные обращенияпризнаются необоснованными, решения о прекращении с заявителем переписки и оставления обращения без рассмотрения по существу принимаются главным врачом.

31. В случае, если повторное обращение поступило в УЗ «Россонская ЦРБ» из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, должностным лицом, ответственным за рассмотрение предыдущего обращения, подготавливается проект сообщения о том, что с заявителем прекращена переписка, с изложением сути ответа (уведомления) на предыдущее обращение по существу.

32. Ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в УЗ «Россонская ЦРБ» с предписаниями, подписываются главным врачом.

33. Ответы лицам, должности которых включены в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2001 г. № 644 "Об утверждении кадрового реестра Главы государства Республики Беларусь", поставившим рассмотрение обращения на контроль, о результатах рассмотрения подписываются главным врачом.

34. В ответах, направленных в государственные органы, организации, по поставленным на контроль обращениям указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.

35. Датой ответа заявителю является дата его подписания. Подписываются два экземпляра ответа. В материалах по рассмотрению обращений остается экземпляр ответа, завизированный исполнителем. В случае направления ответа на обращение посредством системы обращений изготавливается один экземпляр ответа заявителю, который остается в материалах по рассмотрению обращения.

36. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, находятся в Деле приемной главного врача.

37. Ответу (уведомлению) на обращение присваивается регистрационный индекс обращения.

38. Письменные ответы (уведомления) на обращения, подписанные главным врачом, направляются заявителям секретарем по журналу исходящей корреспонденции простым почтовым отправлением либо в электронном виде посредством системы обращений в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день (в пределах установленного законодательством срока для рассмотрения обращений).

39. Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется юрисконсультом.

40. Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на руководителей структурных подразделений.

41.  Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям направлены ответы в письменной или электронной форме, а также уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15, 17 и 21 Закона. 42. Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в УЗ «Россонская ЦРБ», принимаются главным врачом.

43. По результатам рассмотрения обращений, поставленных в УЗ «Россонская ЦРБ» на контроль на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока - в сроки, установленные главным врачом.

44. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своих обращений, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрении коллективных обращений с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения государственным органам, организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки) и отметка о выдаче предписания и его исполнении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей регистрационно-контрольной форме секретарем. Сведения о завершении процесса рассмотрения обращений отражаются юрисконсультом в системе обращений.

44. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение. Отметка об исполнении и направлении в дело обращений заявителей отражается юрисконсультом в системе обращений. В случае отзыва заявителем своего письменного обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения. Отметка об отзыве заявителем электронного обращения отражается в системе обращений.

ГЛАВА 4

ПОРЯДОК ЛИЧНОГОПРИЕМА

45. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный прием) в УЗ «Россонская ЦРБ» проводится главным врачом. Главный врач ведет личный прием по средам с 8 до 13 часов. При временном отсутствии в день личного приема главного врача личный прием проводит лицо, исполняющее его обязанности.

46. График личного приема руковод, с указанием времени и места его проведения размещается в общедоступных местах (на информационных стендах, табло и (или) иным способом) в здании учреждения, на официальном сайте в глобальной компьютерной сети Интернет.

47. Предварительную запись на личный прием осуществляют секретарь при обращении граждан, их представителей, представителей юридических лиц лично, по телефону либо по письменному или электронному обращению.

48. В целях обеспечения качественного и организованного проведения личного приема при осуществлении предварительной записи у заявителя выясняется суть вопроса, мотивы обращения, а также иные необходимые для организации личного приема сведения, даются необходимые консультации, разъяснения о компетенции должностных лиц, государственных органов, организаций, порядке рассмотренияобращений.

49. Гражданин, в том числе индивидуальный предприниматель, его представитель, представитель юридического лица принимается в назначенный день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего его личность. Представитель дополнительно предъявляет документ, подтверждающий его полномочия.

50. Личный прием в УЗ «Россонская ЦРБ» проводится административном здании в кабинете главного врача.

51. При проведении личного приема могут применяться технические средства (аудио- и видеозапись). Заявители уведомляются об этом путем устного уведомления.

52. Выездные личные приемы проводятся в соответствии с утверждаемым графиком. О месте и времени выездного приема, порядке предварительной записи население информируетсяпутем размещения графика в общедоступных местах (на информационных стендах, табло и (или) иным способом).

53. Контроль за исполнением поручений, данных в ходе личного приема, осуществляет заместитель.

54. Исполненные поручения по обращениям, поступившим в ходе личного приема, снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших личный прием.

ГЛАВА 5

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОБЛЮДЕНИЯ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ. ВЕДОМСТВЕННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ. АНАЛИЗОБРАЩЕНИЙ

55. Контроль за рассмотрением обращений ведется юрисконсультом посредством системы обращений.

56. Обращения, поступившие в УЗ «Россонская ЦРБ», ежеквартально (можно 1 раз в полугодие) анализируются, результаты доводятся до сведения главному врачу в целях совершенствования работы с обращениями граждан.

57. В целях совершенствования работы с обращениями, своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, изучения общественного мнения вопрос работы с обращениями ежегодно рассматривается на медико-санитарных советах.

ГЛАВА 6

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

58. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, в УЗ «Россонская ЦРБ» формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

59. Дела с обращениями формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями и документами, связанными с их рассмотрением.

60. При формировании дел с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направлений обращений и документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются, а возвращаются исполнителю на доработку.

61. Срок хранения письменных, электронных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, 5 лет. Экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

62. Дела с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, передаются в архив через три года после завершения делопроизводства по ним.

63. По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканскими органами государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Приложение 1

к Инструкции об организации работы с обращениями граждан и юридических

лиц и порядке ведения по ним делопроизводства в УЗ «Россонская ЦРБ»

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

№______________

(регистрационный индекс)

Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина ___________________________________________

Адрес места жительства (места пребывания), адрес электронной почты, контактный телефон:______________________________________________

Форма подачи обращения __________________________________________

Дата поступления обращения   _____________________________________

Количество листов обращения______________________________________

Количество листов приложений_____________________________________

Даты, идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение________________________________________________________

Даты, индексы* повторных обращений______________________________

Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма______________

Тематика _________________________________________________________

Содержание _______________________________________________________

Содержание идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение_________________________________________

Резолюция________________________________________________________

Исполнитель______________________________________________________

Документ направлен на исполнение_________________________________

Срок исполнения ________________________________________________

Дата направления ________________________________________________

Дата исполнения___________________________________________________

Ход рассмотрения   ________________________________________________

Отметка о выдаче предписания и его исполнении_____________________

Результат рассмотрения обращения ________________________________

Дата ответа заявителю (уведомления)____________№__________________

Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема ______
Отметка о снятии с контроля _______________________________________

Документ подшит в дело №_________________________________________

Приложение 2

к Инструкции об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке

ведения по ним делопроизводства в УЗ «Россонская ЦРБ»

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

ОБРАЩЕНИЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

№______________

(регистрационный индекс)

Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты, контактный телефон____________________________

Форма подачи обращения __________________________________________

Дата поступления обращения   _____________________________________

Количество листов обращения______________________________________

Количество листов приложений_____________________________________

Даты, идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение________________________________________________________

Даты, индексы* повторных обращений______________________________

Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма______________

Тематика _________________________________________________________

Содержание _______________________________________________________

Содержание идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение_________________________________________

Резолюция________________________________________________________

Исполнитель______________________________________________________

Документ направлен на исполнение_________________________________

Срок исполнения ________________________________________________

Дата направления ________________________________________________

Дата исполнения___________________________________________________

Ход рассмотрения   ________________________________________________

Отметка о выдаче предписания и его исполнении_____________________

Результат рассмотрения обращения ________________________________

Дата ответа заявителю (уведомления)____________№__________________

Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема ______
Отметка о снятии с контроля _______________________________________

Документ подшит в дело №_________________________________________

Приложение 3

к Инструкции об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке

ведения по ним делопроизводства в УЗ «Россонская ЦРБ»

КАРТОЧКА

ПРИЕМА ГРАЖДАН, ИНДИВИДУЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

№____ «_______»________________ 20____г.

Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина

_________________________________________________________________

Род занятий______________________________________________________

Адрес места жительства (места пребывания)__________________________

Наименование и место нахождение юридического лица (для представителя юридического лица) _________________________________

Контактный телефон ______________________________________________

Содержание обращения____________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Фамилия, инициалы и должность ведущего личный прием____________

Резолюция________________________________________________________

______________________________________________________________